Informativa sul trattamento dei dati personali

La legge 31.12.1996 n. 675 sulla tutela delle persone e di altri soggetti per il trattamento dei dati personali garantisce che il trattamento dei dati stessi si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

L’art. 10 (ora aer. 13) della legge dispone che gli interessati siano preventivamente informati oralmente o per iscritto circa le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati, la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati, le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere, i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l’ambito di diffusione dei medesimi, i diritti di cui all’art. 13 e il nome del titolare dei dati stessi.

Il Comune di Storo ha già provveduto ad adempiere all’obbligo di legge affiggendo fino dal 1997 in alcuni luoghi della casa comunale un’informativa generale, ma ora si ritiene opportuno pubblicarla, in forma più ampliata sul Bollettino anche in considerazione del fatto che viene inviato a tutte le famiglie e grosso modo a tutte le persone, delle quali il Comune tratta i dati personali.

Questa iniziativa ha anche la finalità di informare sulle nuove modalità di diffusione dei dati attraverso il sito Internet del Comune di Storo, con particolare riferimento alla pubblicazione delle delibere e determine, delle interrogazioni e interpellanze dei consiglieri, delle genealogie degli storesi e delle novità dello Stato Civile con la pubblicazione in tempo reale degli annunci di nascita di matrimonio e di morte dei cittadini del Comune.

I dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività del Comune e secondo le seguenti finalità:

1. finalità connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con i cittadini, con gli stranieri e con gli apolidi, anche al fine di garantire prestazioni e servizi ulteriori rispetto a quelli minimi garantiti dalle normative vigenti;

2. finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e di controllo: in particolare si richiamo qui le finalità di raccolta dei dati personali previste nell’espletamento di alcune attività istituzionali relative a:

· Ufficio anagrafe e Stato Civile: Tenuta dell’anagrafe (immigrazioni ed emigrazioni) e dei registri dello Stato Civile (nascite, matrimoni, separazioni, divorzi e relativi regimi patrimoniali, morte) e rilascio al pubblico della relativa certificazione; servizio elettorale: si ricorda che le liste elettorali sono pubbliche e consultabili da chiunque anche mediante richiesta di estrazione informatica di elenchi di nominativi con determinate caratteristiche, servizio di leva militare, servizi di informazione anagrafica alle altre pubbliche amministrazioni; dichiarazioni al sindaco quale autorità di pubblica sicurezza degli affitti di appartamenti; servizi di assistenza e beneficienza;

· Ufficio segreteria: affari generali e protocollo: da qui passa tutta la corrispondenza in arrivo e in partenza; delibere e determine : si ricorda che ogni decisione giuridicamente rilevante viene assunta con delibera di giunta o di consiglio o con determina del funzionario competente e tali atti vengono tutti pubblicati all’albo comunale e nel sito Internet del comune (www.comune.storo.tn.it) e in stralci anche su questo bollettino ai sensi dell’art. 13 del regolamento comunale sulla trasparenza; contratti, concorsi pubblici;

· ufficio ragioneria: gestisce gli elenchi di fornitori e beneficiari dei mandati di pagamento; elenchi contribuenti e utenti dei servizi comunali e altri soggetti pubblici e privati che versano importi in tesoreria; ditte che partecipano ai bandi di gara per appalti di lavori e servizi e conduzione dei relativi contratti. compresi tutti i dati sulle composizione societarie e sui requisiti di onorabilità dei soci;

· ufficio tecnico: concessioni e autorizzazioni edilizie e permessi di fabbrica; i notai sono obbligati a trasmettere all’ufficio tecnico copia dei contratti di compravendite di beni immobili e i tecnici sono obbligati a trasmettere copia dei frazionamenti; l’ufficio gestisce l’elenco dei titolari di concessioni e autorizzazioni per scarichi di reflui in sottosuolo o in corpi d’acqua e comunque di attività che interferiscono con la tutela dell’ambiente e con misure di contenimento dell’inquinamento atmosferico, acustico e di illuminazione. Rapporti con la magistratura per indagini repressive di abusi edilizi e comunque di reati contro l’ambiente;

· ufficio commercio e polizia amministrativa e vigilanza urbana: l’ufficio gestisce gli elenchi dei titolari di autorizzazioni commerciali in sede fissa e su aree pubbliche; titolari di altre autorizzazioni, licenze e permessi in materia di polizia amministrativa e trasporti e attività economiche in genere; destinatari di atti da notificare su incarico di altre pubbliche amministrazioni; ricevimento delle denunce di infortuni; destinatari di ordinanze sindacali e altri provvedimenti contingibili e urgenti ivi compresi i trattamenti sanitari obbligatori; responsabili diretti e in solido di violazioni di norme e regolamenti e ordinanze;

· ufficio biblioteca e cultura: elenchi di utenti del servizio di biblioteca completi dei dati relativi alle richieste di prestiti; rapporti con associazioni culturali e partecipanti ai piani comunali di promozione dell’attività culturale e utenti delle varie iniziative; atti relativi alla pubblicazione del bollettino comunale e all’archivio dei destinatari.

3. finalità connesse al particolare rapporto che legano l'interessato all'amministrazione comunale (es. dipendente, amministratore, revisore dei conti, consulente, professionista, componente di commissioni, ecc.);

4. finalità connesse a rilevazione del grado di soddisfazione degli utenti sulla qualità dei servizi resi e sull'attività svolta dall'amministrazione, eseguita direttamente ovvero attraverso l'opera di società specializzate mediante interviste personali o telefoniche, questionari, ecc..

5. finalità connesse all’erogazione di servizi pubblici come l’erogazione dell’acqua potabile, raccolta rifiuti, servizi cimiteriali compresa l’illuminazione votiva delle tombe,

6. finalità di ricerca storica e statistica fra cui rientrano le attività inserite nei piani culturali, la tenuta aggiornata degli alberi genealogici dei cittadini di Storo (e quando sarà possibile di Darzo, Lodrone e Riccomassimo), con consegna ai richiedenti di alberi genealogici degli ascendenti e discendenti;

7. finalità di pubblicazione giornalistica e di manifestazione del pensiero perseguita in particolare con la pubblicazione del Bollettino del Comune di Storo e sul sito Internet del Comune www.comune.storo.tn.it, ricordando in proposito che a tale scopo la comunicazione e diffusione dei dati personali è ammessa anche senza consenso degli interessati ai sensi e per gli effetti dell’art. 20 comma 1 lettera d) e art. 25 della citata legge 675/1996. In questo ambito viene prevista anche la pubblicazione sul sito Internet dell’elenco aggiornato dei cittadini che nascono (con paternità e maternità) che si sposano e che muoiono. Tale elenco viene annualmente pubblicato anche sul Bollettino del Comune di Storo

II trattamento dei dati personali viene effettuato avvalendosi di strumenti cartacei e del sistema informatico comunale. Poiché il sistema è accessibile mediante una rete di telecomunicazioni disponibili al pubblico come definito dall’art. 3 comma 1 lett. b) del D.P.R. 29 luglio 1999, n. 318 essendo attivo il collegamento Internet, con delibera n. 64 del 23.3.2000 è stato adottato il piano operativo per le misure di sicurezza per il trattamento dei dati personali informatici ed telematici in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Il piano va aggiornato annualmente e si è a ciò provveduto con delibera n. 43 del 21 novembre 2001

I dati personali relativi all'interessato:

· risultano già in possesso dell'Amministrazione comunale contenuti in registri, liste, albi previsti dalla legge; forniti precedentemente all'entrata in vigore della legge 675/96; trasmessi da altre pubbliche amministrazioni sulla base di obblighi previsti dalla legge;

· devono essere obbligatoriamente conferiti, sulla base delle vigenti disposizioni normative, pena l'applicazione di eventuali sanzioni;

· possono essere facoltativamente conferiti: in taluni casi la mancata comunicazione dei dati richiesti potrà portare alla perdita di benefici, vantaggi o servizi altrimenti offerti e garantiti dal Comune.

· possono essere raccolti facoltativamente mediate accesso a registri e documenti storici e registri pubblici attuali come si è fatto per la costruzione del database delle genealogie.

I dati possono essere comunicati ad altri soggetti pubblici. La comunicazione e diffusione dei dati trattati è ammessa quando sia prevista da norme di legge o di regolamento. Il Comune di Storo partecipa all’I.N.A. (Indice delle anagrafi comunali) e al S.A.I.A. (Sistema Automatico di Interconnessione Anagrafi) e al S.I.A.T.E.L. (Sistema Interscambio Anagrafe Tributaria Enti Locali). La comunicazione dei dati avviene mediante scambio e non mediante accesso diretto da parte di soggetti terzi al sistema informatico comunale.

La comunicazione o diffusione a soggetti privati è ammessa solo se prevista da norme di legge o di regolamento, a meno che non avvenga nell’ambito dell’esercizio dell’attività giornalistica che il Comune di Storo svolge mediante la pubblicazione del Bollettino del Comune di Storo e del sito Internet www.comune.storo.tn.it, poiché in tale caso ai sensi di legge non è necessario il preventivo consenso degli interessati.

Si informa che il legislatore nazionale con la legge 7 agosto 1990, n. 241 e il legislatore regionale con la legge regionale 31 luglio 1993, n. 13 fissano i principi di trasparenza e pubblicità cui deve ispirarsi la pubblica amministrazione stabilendo che l’attività amministrativa nel perseguire i fini determinati dalla legge deve essere retta da criteri di economicità, di massima semplicità, di efficacia e di pubblicità. In particolare si ricordano gli obblighi di comunicare l’avvio del procedimento agli interessati (art. 13) e i diritti dei portatori di interessi pubblici o privati e dei portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati i quali hanno facoltà di intervenire nei procedimenti (art. 15) prendendo visione o estraendo copia degli atti ivi compresi quelli contenenti i dati personali comuni e sensibili trattati (art. 16).

A.) Il capo V della legge regionale 31 luglio 1993, n. 13 dispone:

· art. 26: al fine di assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, è riconosciuto, a chiunque abbia interesse al procedimento, il diritto di accesso ai documenti amministrativi, secondo le modalità stabilite dalla presente legge.

· art. 27: Il diritto di accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi dell'articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, nonché negli altri casi di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti dall'ordinamento. Negli altri casi l’accesso è sempre consentito.

· art. 44: Il Comune assicura la più ampia informazione degli utenti sull'organizzazione e sulla gestione dei servizi pubblici e favorisce ogni iniziativa per fornire ai cittadini le notizie relative all'attività comunale e agli Enti ed aziende dipendenti. Per il raggiungimento di tali scopi:

a) l'accesso agli atti del Comune è assicurato a tutti nei limiti stabiliti dalla legge e con le modalità previste dal regolamento;

b) l'informazione sull'attività del Comune è assicurata mediante il "Bollettino del Comune di Storo" e promossa mediante rapporti con i servizi di informazione del Comune; è assicurata inoltre dalla Biblioteca comunale, istituita con delibera consiliare n. 4 del 5 giugno 1970, che metterà a disposizione dei cittadini la documentazione che riguarda le deliberazioni del Consiglio e della Giunta comunale, i regolamenti previsti dallo statuto e dalle leggi, le leggi nazionali, regionali e provinciali; (NOTA BENE l’attività di pubblicizzazione affidata dallo Statuto alla biblioteca è svolta dal sito Internet del Comune: www.comune.storo.tn.it;)

Il Comune assicura mezzi e strutture, anche tecnologiche, per rendere effettivo l'esercizio dei diritti di informazione. Sarà data la massima pubblicità a tutte le disposizioni attuative in materia di diritto all'informazione dei cittadini.

· art. 60: Chiunque vi abbia interesse può accedere ai documenti amministrativi del Comune. Il regolamento disciplina le modalità di accesso, in modo che sia assicurata la immediatezza dell'accesso e la massima semplicità delle procedure, senza aggravi di tempo, di attività e di spesa per i richiedenti.

C.) Il regolamento comunale sul procedimento amministrativo e sul diritto di accesso ai documenti amministrativi:

· art. 4: L’amministrazione comunica l’avvio del procedimento ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento è destinato a produrre effetti diretti, a quelli che per legge devono intervenire nel procedimento, nonché a quelli, diversi dai diretti destinatari, ma individuati o facilmente individuabili, che possono subire un pregiudizio dal provvedimento;

· art. 13: Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio competente. Compatibilmente con l’evolversi rapido delle tecnologie e nei limiti della modica spesa, il Comune mantiene un accesso a Internet e tiene aggiornato l’apposito sito ufficiale del Comune di Storo. Il responsabile del procedimento evade le richieste che pervengono in posta elettronica mediante invio in allegato dei documenti che esistono in formato «file» nel sistema informatico comunale. Nel sito ufficiale è inserito un modulo (form) per facilitare le richieste di documenti in aggiunta alla normale indicazione dell’indirizzo della casella postale. Per i documenti richiesti con una certa frequenza è possibile aprire una sezione per lo scarico (download) dei file nei formati testo più diffusi. Il Comune mette a disposizione del pubblico uno o più accessi ad Internet da collocare in biblioteca e se possibile nelle frazioni. Con queste modalità si intendono assolte le speciali forme di pubblicità previste dall’art. 59 dello statuto. Il trattamento, la comunicazione e la diffusione dei dati personali contenuti nei documenti previsti ai precedenti commi 5, 6, e 7 è consentito ai sensi e per gli effetti dell’art. 27 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e non si applicano le limitazioni e i divieti ivi previsti. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi riconosciuto dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 prevale sulla esigenza di riservatezza del terzo ogniqualvolta l’accesso venga in rilievo per la cura o la difesa di interessi giuridici del richiedente.

· art. 18. Il sistema informatico comunale serve per la produzione, elaborazione e ricerca dei dati e per l’individuazione e gestione delle relazioni fra di essi. I dati di cui al presente articolo sono raccolti dall’amministrazione in modo da assicurare la loro protezione dalla distruzione e dalla perdita accidentale, nonché dall’accesso, dalla variazione o dalla divulgazione non autorizzati.

I dati raccolti e custoditi mediante strumenti informatici possono essere trasmessi via rete, nel rispetto delle disposizioni di cui al presente regolamento.

Il sistema informatico comunale può essere usato per l’elaborazione delle informazioni che ai sensi di legge o del presente regolamento sono accessibili, in modo da soddisfare richieste mirate. In particolare:

a) le informazioni contenute nelle liste elettorali possono essere elaborate e rilasciate in qualsiasi forma su supporto cartaceo o informatico con applicazione di filtri con criteri statistici su qualsiasi campo, ivi compresa la qualifica di intestatario di scheda anagrafica;

b) poiché per legge è possibile rilasciare qualsiasi certificazione anagrafica a chiunque la richieda, è possibile rilasciare tali informazioni anche in qualsiasi forma su supporto cartaceo o informatico con applicazione di filtri con criteri statistici su qualsiasi campo che per legge può essere certificato;

c) è possibile scambiare le informazioni con altre pubbliche amministrazioni e con soggetti concessionari di pubblici servizi quando nella richiesta viene dichiarato che esse sono necessarie per lo svolgimento di pubbliche funzioni.

· art. 19: I consiglieri comunali esercitano il diritto di accesso agli atti, ai documenti ed alle informazioni dell’amministrazione secondo le modalità e con i limiti previsti dall’art. 13 del TULLRROCC. Il diritto di accesso dei consiglieri comunali può essere escluso soltanto nei casi di cui ai commi 3 e 4 del precedente art. 17. Il sindaco e gli assessori hanno accesso diretto, immediato e responsabile a tutto.

Diritti dell'interessato e relativi limiti
(art 13 legge 675/96):

In relazione al trattamento dei propri dati personali l’interessato ha diritto:

a) di conoscere, mediante accesso gratuito al registro di cui all'art.31, comma 1, lett. a), (tenuto dal Garante) l'esistenza di trattamenti di dati che possono riguardarlo;

b) di essere informato su quanto indicato all'art. 7, comma 4, lett. a), b) e h);

c) di ottenere, a cura del titolare o del responsabile, senza ritardo:

1. la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intellegibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento; la richiesta può essere rinnovata, salva l'esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di 90 giorni;

2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

3. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati;

4. l'attestazione che le operazioni di cui ai numeri 2) e 3) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

d) di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

e) di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento di dati personali che lo riguardano, previsto a fini di informazioni commerciali o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva e di essere informato dal titolare, non oltre il momento in cui i dati sono comunicati o diffusi, della possibilità di esercitare gratuitamente tale diritto.

f) Per ciascuna richiesta di cui alla lettera c), punto 1, precedente può essere richiesto all'interessato, ove non risulti confermata l'esistenza di dati che lo riguardano, un contributo spese, non superiore ai costi effettivamente sopportati, secondo le modalità ed entro i limiti di cui all'art. 33.3 della legge 675/96.

I diritti di cui alle lettere a), b), c), d) ed e) precedenti, riferiti a persone decedute possono essere esercitati da chiunque vi abbia interesse.

Nell'esercizio dei diritti previsti dalle medesime lettere l'interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche o ad associazioni.

I diritti di cui all’art. 13 comma 1 lettere c) e d) non possono essere esercitati nei confronti dei trattamenti di dati personali raccolti per le finalità previste all’art. 14 della legge 675/1996 o da altre leggi e regolamenti che ne prevedono l’obbligatorietà del trattamento in capo al Comune o ad altri soggetti a cui il comune deve corrispondere.

COMUNE DI STORO

Qualunque comunicazione o richiesta di chiarimenti dovrà essere rivolta per iscritto al Sindaco del Comune all'indirizzo sopra riportato.

I responsabili del trattamento sono gli impiegati comunali nell’esercizio delle loro funzioni.

Sono stati incaricati del trattamento dei dati personali in possesso del Comune di Storo anche altri soggetti terzi esterni all’amministrazione per l’esercizio delle funzioni e compiti affidati.

Storo 9 novembre 2001 prot. n. 10113